1. Définir les objectifs du tournoi sportif
Il est important que vous fixiez avant tout les objectifs que vous désirez pour votre club : le nombre de participants ? Le type de public ? Les valeurs que vous voulez transmettre ? Événement payant ou non payant ? Ces points sont indispensables pour le bon déroulement du tournoi.
2. Cibler les participants du tournoi sportif
Votre cible demandera des activités différentes selon qui elle est. Si votre tournoi sportif vise les jeunes/adultes, il faut penser à une soirée d’après-tournoi. À l’inverse, si les enfants sont votre public, pensez à préparer un goûter et prévoir une zone détente (Exemple : une aire de jeu).
Quand votre cible est définie, créez les équipes qui vont se rencontrer durant le tournoi. Pour s’assurer de la bonne direction et organisation de votre compétition sportive, il est important de récupérer tous les éléments sur la santé physique des participants. Que ce soit pour les documents “personnels” ou les documents du tournoi (ordre de passage, résultats, etc.), n’oubliez pas d’imprimer l’ensemble des justificatifs et de les organiser dans un classeur.
Enfin, si vous voulez un maximum de visibilité, contactez les bons médias ! L’intérêt de faire appel aux bons médias est d’obtenir une couverture médiatique importante. Ainsi, vous permettrez à votre club d’attirer de futurs sponsors et de futurs partenaires.
3. Choisir un lieu adapté au tournoi
Dans la préparation d’un tournoi sportif, le choix du lieu est un élément déterminant dans la réussite de l’événement. Généralement, vous pouvez organiser votre tournoi au sein même de votre club, mais parfois, par soucis de place ou de planning, il est nécessaire de changer de lieu.
Il faut donc penser à diverses questions pour répondre au mieux au besoin de tous : accès à un parking, desservi par les transports en commun, accessible pour les personnes à mobilité réduite, combien de personnes le lieu peut-il accueillir, les équipements dont il dispose, etc.
Enfin, pensez aux assurances et licences si le tournoi n’a pas lieu dans votre club (les ventes de nourriture et d’alcool sont soumises à des règles spécifiques).
4. Établir le budget prévisionnel du tournoi
Le budget évoluera tout au long de l’organisation, mais ça ne l’empêche pas d’être anticipé un maximum pour avoir une idée de celui-ci. Il est possible de bénéficier de subvention et/ou soutien via des sponsors. Que ce soit votre première préparation de tournoi ou pas, nous vous conseillons de faire au minimum 3 demandes de devis pour chaque service attendu. N’oubliez pas d’ajouter à votre budget les recettes estimées lors du jour j.
Il est important de rentrer toutes les dépenses, même les plus minimes !
5. Communiquer autour de l'événement
Vos objectifs sont définis, les cibles et lieu validés, votre budget fixé… Le dernier élément et celui qui est le plus décisif dans la réussite de votre tournoi : la communication autour de votre événement ! Sans communication, vous ne vendrez pas de billets, vous n’attirerez pas le public préalablement souhaité et les médias ne se déplaceront pas (ou bien feront une mauvaise pub).
Alors que faire ? Réseaux sociaux, prospectus, affichage, flyers.. Nombreuses sont les actions possibles pour faire connaître un événement. Attention, pour certaines d’entres-elles, il est nécessaire de se renseigner auprès des services adéquats pour être en règle.
Témoignages de clubs
Nous sommes partis à la rencontre de deux clubs, l’un de football et l’autre de tennis, pour obtenir des conseils d’organisation ainsi que quelques exemples d’événements sportifs.
C’est donc Mélanie, présidente et joueuse au Football Club Paris Arc-En-Ciel, et Fanny, capitaine d’équipe et membre du bureau du Tennis Club Sequedin, qui prennent la parole.
Le FC Paris Arc-En-Ciel fête ses 20 ans en 2017. Ce club de football fut le 1er club français à lutter contre l'homophobie. Il compte 110 membres, uniquement adultes, et organise deux tournois dans l’année : le tournoi “Football V Homophobia”, ainsi que le Tournoi International de Paris. Son engagement dans la lutte contre les discriminations se fait au quotidien par le port des Rainbow Laces mais aussi via les tournois, par des conférences, divers projets... Le club met également un point d'honneur à la convivialité et à la solidarité entre les membres.
“Le FC Paris Arc-En-Ciel tient à être engagé dans différentes causes, dont la lutte contre l’homophobie”, explique Mélanie. C’est pourquoi le club a décidé d’organiser depuis 2 ans le tournoi “Football V Homophobia”. Et malgré la récence du tournoi, c’est d’ores et déjà un succès : 120 joueurs se réunissent chaque année en février. C’est un tournoi en intérieur à 5 contre 5 dit “LGBT-friendly” qui met un point d’honneur à rejeter toute forme de discrimination dans un esprit convivial.
Le TC Sequedin est lui aussi ancien. “Et même si ses statuts datent de 1997, le tennis existe depuis bien plus longtemps à Sequedin”. Avec plus de 160 adhérents de tous âges, le club propose notamment deux terrains en terre battue, ce qui est un vrai atout pour un club de tennis. Moins traumatisant pour les articulations, la terre battue assure un bon confort de jeu. Le club tient à la convivialité et à l’accessibilité du sport, avec une école de tennis et des tarifs bas pour un sport “encore trop souvent jugé élitiste”, dixit Fanny.
Du côté du Tennis Club de Sequedin, l’open a lieu de début mai à début juin. Sur un mois, c’est près de 200 joueurs qui vont s’affronter sur les terrains en terre battue du club, “un vrai luxe pour les joueurs”. Organisé en plusieurs tableaux de catégories d’âge, c’est un tournoi amateur qui a pour avantage de faire partie du circuit des Weppes. “Faire partie d’un circuit permet de communiquer plus facilement sur le tournoi”, décrit Fanny. Et s’il y a une chose qu’il faut retenir de ce tournoi, c’est l’esprit de convivialité si cher au club.
Et pour aller plus loin ?
Besoin de matériel pour votre événement ? Médailles, coupes, sonorisation, rubalise et autres… Retrouvez l’ensemble de nos produits pour vos événements sportifs sur notre site.
Vous êtes maintenant prêt à organiser un tournoi sportif au sein de votre club !
